|
Administrace docházkového systému:
V pravé horní části hlavní stránky je rám, v němž se přihlašujete do
docházky vaší firmy. Nejprve je nutné vybrat ze seznamu firem tu, ke které
se chcete přihlásit. Dále je třeba vložit heslo. Pokud vložíte heslo
administrátora, budete přihlášeni do administrátorského menu. Pokud
necháte heslo prázdné, zobrazí se menu uživatelské. Administrátorské heslo jste
systému zadávali při registraci firmy. Pokud se tedy přihlašujete poprvé, je
vhodné se přihlásit jako administrátor a minimálně založit jednotlivá
oddělení vaší firmy a uživatelské účty všem lidem, kteří budou mít do
docházkového systému uživatelský přístup, včetně sebe.
Založení oddělení:
Nejprve je třeba založit oddělení, do nichž potom budete zařazovat
jednotlivé zaměstnance. To provedete z administrátorského menu pomocí
tlačítka Oddělení. Každé oddělení zde musí mít svůj název a své číslo.
Pokud vložíte oddělení s číslem, které už v tabulce je, bude původní
oddělení nahrazeno oddělením nově vkládaným. Oddělení můžete také
editovat nebo mazat. Smazat lze však jen to oddělení, ve kterém nejsou
zařazeni žádní zaměstnanci. Proto je třeba nejdříve zaměstnance převést do
jiných oddělení a až poté původní oddělení smazat.
Založení zaměstnanců:
Z administrátorského menu vyberete tlačítko Zaměstnanci a dále pak
tlačítko Editace údajů. Zobrazí se nové okno, v němž zadáváte,
odstraňujete a měníte údaje o pracovnících. Každému zaměstnanci je třeba
nastavit kromě jména a příjmení také index, práva, oddělení, kategorii, heslo
a další údaje.
Index je číslo, které má každý zaměstnanec unikátní. Slouží například na to, aby
se od sebe odlišili dva Janové Nováci. Může jím být i rodné číslo, ale
vzhledem k citlivosti a hlavně délce tohoto údaje se doporučuje raději jiné
číslování. Právo udává, jestli zaměstnanec může prohlížet i docházku někoho
jiného. Standardní právo mu povolí pouze přístup k jeho docházce. Právo
"Výpisy všech" mu dovolí vypsat si docházku i jiných zaměstnanců. Toto je
možné přiřadit např. vedoucím oddělení. Poslední možností je právo
"Výpisy a převody", které mu umožní také převádění přesčasových hodin do
dalších období. Toto právo mohou mít např. pracovníci personálního odd.,
nebo vedoucí v závislosti na zvyklostech konkrétní firmy. Dále je třeba
zaměstnance zařadit do oddělení vytvořených v předchozím kroku a přiřadit
kategorii určující postup a parametry pro výpočet docházky tohoto zaměstnance.
Poslední položkou je heslo. To zajistí že se nikdo, kdo jej nebude znát,
nepodívá na docházku tohoto pracovníka. Samozřejmě kromě
administrátora a pracovníků s vyšším než standardním právem. Heslo je poté
třeba zaměstnanci sdělit. Ten si je poté může sám změnit v uživatelské části.
Pokud jej zapomene, může mu administrátor v této části administrátorské
aplikace přiřadit heslo jiné, aniž by potřeboval znát heslo původní.
Editace kategorií:
V hlavní části administrátorského menu je tlačítko kategorie. Po jeho aktivaci
se zobrazí nové okno obsahující všechny důležité položky řídící způsob výpočtu
docházky zaměstnanců. Kategorií je možno vytvořit libovolné množství. Parametry
kategorií existujících je možné neomezeně upravovat. Zaměstnanci se do kategorií
přiřazují v části popsané v předchozím kroku.
Okno s nastavením kategorie je rozděleno na několik částí. V horní části je název
a popis kategorie. Název by měl být jednoslovný, k bližší specifikace pro snadnou
orientaci ve větším množství kategorií slouží textový komentář v poli Popis.
V této části se také zobrazují tlačítka pro přechod ke kategorii předchozí nebo
následující, pokud máte kategorií víc než jednu. Další část okna obsahuje stručnou
nápovědu sloužící ke snadnému pochopení významu níže uvedených údajů. Pod ní je větší
množství tabulek sloužících pro nastavení začátků, konců a fondů pracovní doby a
krátkodobých a celodenních absencí v této kategorii na jednotlivé dny týdne.
Nejprve k tabulce "Základní parametry". Ta určuje nejčasnější začátek pracovní doby
na jednotlivé dny. Pokud pracovník příjde do práce před tímto časem, nebude mu to, o co
přišel dřív započteno do pracovní doby. Pracovní doba se tedy začne počítat až po tomto
čase. Položka Konec udává, do kdy se ještě pobyt na pracovišti počítá do odpracované
doby. Pokud pracovník zůstane déle, není mu tento čas již započten. Položka fond
určuje, kolik času by měl pracovník denně odpracovat. Všechny tyto položky i položky
následující lze nastavit různě na jednotlivé dny v týdnu. Dále následuje několik
tabulek obsahujících nastavení pro jednotlivé typy absencí ať už krátkodobých, nebo
celodenních. Každá absence je označena jménem ve vrchní části své tabulky. Zbytek
tabulky obsahuje časy začátku a konce absence pro případ že je jen krátkodobá
(zaměstnanec byl část dne na pracovišti a část na absenci), a dále fond pracovní
doby, která se mu započte jako odpracovaná v případě absence celodenní (zaměstnanec
na pracoviště vůbec nepřišel). Položka Začátek u každé absence určuje dobu,
od které se krátkodobá absence počítá do odpracované doby. Pokud zaměstnanec odejde
na tuto absenci ze zaměstnání dříve, nepočítá se mu tento časový rozdíl do odpracované
doby. Pokud zaměstnanec do práce příjde až z této absence, je mu do odpracované doby
započtena i část času stráveného na absenci a to část začínající právě od času
určeného v položce začátek. Položka konec určuje, do kdy se absence počítá do
odpracované doby. Pokud je pracovník na absenci déle, tak se mu tento rozdíl již
nezapočítá. Položka fond se použije buď v případě absence celodenní, kdy představuje
započtenou odpracovanou dobu, nebo se také použije v případě, že se zaměstnanec dostaví
na pracoviště z absence, na níž byl ještě před začátkem doby uvedené v poli Začátek a
byl tam déle, než je uvedeno v poli Konec. Pak se Fond připočte k odpracované době,
kterou po dokončení této absence ještě strávil na pracovišti.
Po tabulkách obsahujících nastavení pro jednotlivé absence následuje tabulka nastavení
povinných přestávek v práci nařízených Zákoníkem práce ve znění platném po 1.1.2001.
Zde uvedené nastavení se použije v případě, že zaměstnanec odchod a příchod na tuto
přestávku sám nevyznačil. Možnost je tedy 1. přestávku automaticky vložit po 4:30
od jeho příchodu do práce, nebo jí nastavit na určitou pevnou dobu. Stejně tak to lze
učinit pro přestávku druhou, která se při automatickém počítání vloží po dalších 4:30
od konce přestávky první, nebo jí můžete opět nastavit na pevnou dobu. Pokud přestávky
nastavíte napevno, ale pracovníkovi na ně ještě nevznikl nárok, protože neodpracoval
odpovídající délku pracovní doby, tak se mu přestávka samozřejmě v tuto dobu nevloží,
i když je v jejím průběhu na pracovišti. Tuto poslední větu je třeba vysvětlit na příkladě.
Pokud nastavíte např. 1. přestávku napevno na 11:00, a zaměstnanec příjde do práce z
domova v 10:00 a pak odejde ve 12:00 zase domů, přestávka se mu sama nevloží a od
odpracovaných dvou hodin neodečte, přestože byl v době jejího průběhu na pracovišti.
Pokud by však odešel domů až ve 14:31 nebo později, pak se mu od odpracované doby
odečte a na kontrolním listě bude uvedena v době 11:00 až 11:30 tak, jak jste ji
zde nastavili.
Pod tabulkami nastavení parametrů kategorie je tlačítko Upravit, pomocí kterého
aktivujete všechny změny, které jste v nastavení této kategorie provedli. Vedle něj je,
v případě že máte zrovna vypsánu poslední kategorii a ta má číslo vyšší než 1,
ještě tlačítko Zrušit, kterým můžete vybranou kategorii odstranit. To se ale
povede jen když jí nebude mít přiřazenu žádný zaměstnanec. Jinak Vám
bude vypsáno chybové hlášení obsahující i jména a čísla zaměstnanců, kteří jsou
v kategorii zařazeni a budete-li jí chtít odstranit, budete muset nejdříve
zaměstnance převést do kategorií jiných.
V poslední části okna je formulář, jehož pomocí lze vložit novou kategorii. Stačí vyplnit jen
její název, nejlépe jednoslovný a libovolně dlouhý slovní popis, ve kterém můžete
slovně specifikovat, jaká pravidla výpočtu bude nová kategorie obsahovat. Pomocí
tlačítka přidej se tato kategorie založí s výchozími hodnotami a hned se nabídne k
editaci.
Editace docházky zaměstnanců:
Z administrátorského menu vyberete tlačítko Zaměstnanci a dále pak
tlačítko Editace docházky. V následujícím okně vyberete zaměstnance a
období, ve kterém u něj budete provádět změny. Po odklepnutí tlačítka
Zobraz se otevře nové okno s výpisem docházky tohoto zaměstnance v
daném období. U každého záznamu můžete měnit čas a kód příchodu nebo
odchodu, případně celý záznam odstranit. Můžete také pomocí dolního menu
vkládat záznamy nové. Stejně tak zde můžete opravovat, vkládat nebo rušit
celodenní absence.
Editace datumů a názvů svátků :
Docházkový systém má nastaveny všechny každoroční svátky, při nichž
mají pracovníci obvykle volno. Údaje o těchto svátcích můžete editovat, přidávat a
rušit, pokud v administrátorském menu použijete tlačítko Svátky. U svátků
se povinně nastavuje den a měsíc, pokud jsou tyto svátky každý rok ve stejné
datum. V tomto případě necháme rok prázdný. Jedinou vyjímkou jsou
Velikonoce, které jsou v různé dny a proto je třeba udávat i rok. Standardně
jsou zadány do roku 2010 a je samozřejmě možné přidat roky další.
Editace údajů o firmě:
Z administrátorského menu se pomocí tlačítka Firma dostanete do oblasti,
kde můžete jednak měnit všechny údaje o firmě, které jste zadali při
registraci (zde se také dá změnit administrátorské a standardní heslo).
Slouží k tomu tlačítko Editace údajů. Druhou možností je pomocí tlačítka
Zrušení firmy, firmu z docházkového systému odstranit. Jelikož se při
tom nevratně zruší kompletně všechny záznamy včetně docházky
zaměstnanců atd., vynutí si systém před provedením této destruktivní
operace ještě znovu zadat administrátorské heslo, aby se ujistil, že to
myslíte vážně. Pokud to potvrdíte, vše co se týkalo této firmy bude
nevratně zrušeno!
| |